[Financial Express]会議は好きでも嫌いでも、仕事で避けることはできません。しかし、会議はいつも時間とエネルギーのブラックホールのように感じなければならないのでしょうか? 答えは断固としてノーです。会議は、賢く行えば、生産性、コラボレーション、仕事の完了の秘訣となる可能性があります。ここでは、誰もがあくびをしたり、こっそり携帯電話をチラ見したりすることなく会議を機能させるためのヒントをいくつか紹介します。
タウンホール形式ではなく、排他的な会議にしましょう。議題に関係する人だけを招待しましょう。会議を結婚式の招待客リストのようにする必要はありません。予算削減に関する会議であれば、他の場所に行きたいインターンを引きずり込まないでください。関係する人のグループが少なければ、議論はより鋭くなり、脱線も少なくなり、決定もより迅速になります。
最初に重要な問題に取り組む: 最も重要な議題から始めます。なぜでしょうか? 会議の終わりまでに、参加者の半分はぼんやりしているか、昼食の計画を立てているからです。全員が元気なときに重要な問題に取り組み、細かい更新は電子メールで連絡します。
全員が発言する役割を担う必要はありません。一般に信じられていることとは反対に、部屋にいる全員が意見を言う必要はありません。確かにブレインストーミングは重要ですが、同じことを繰り返すだけの不要な人々を議論に引きずり込むのは時間の無駄です。決定に 2 人のチーム メンバーしか関与していない場合は、その 2 人に任せ、残りのメンバーは自分の仕事に集中します。
事前に読んで準備し、強力にする: 議題と事前に読んでおく資料を事前に配布します。準備できたはずの相手に 5 分間のトピックを説明するのに 20 分も費やしたい人はいません。事前に読んでおくと、基本的な内容に逸れることなく、会議を同じページから始めることができます。または、アマゾン のように、会議を 5 分間の読み物から始め、役員が資料を読んでいるとごまかせないようにします。
期限と説明責任は譲れないものです。すべての会議では、「誰が何をするのか」と「いつまでに」という 2 つの質問に答える必要があります。セッションの最後には、アクション ポイント、期限、責任者を明確にしてください。説明責任はオプションではありません。決定が消えてなくなるのを防ぐ接着剤のようなものです。
反対意見を述べてからコミットする: すべての会議が全員一致で終わるわけではありません。それで問題ありません。意見の相違は創造性とより良い解決策を生み出します。しかし、いったん決定が下されたら、全員がそれにコミットしなければなりません。受動的で攻撃的な足踏みほど勢いを失わせるものはありません。
物理的または仮想的に部屋をひとつにまとめる: ハイブリッド ワークの時代では、会議ではオフラインとオンラインの参加者をシームレスに融合させる必要があります。関係のあるリモート参加者が部屋にいるように感じるテクノロジに投資してください。また、ノートパソコンのマイクに向かって叫ぶことは、効果的なコミュニケーションとは言えません。敬意を持って建設的に話し、全員に返答の機会を与えてください。
時間はお金です。私たちはそれを印刷しません。終了時間のない会議はテレビのメロドラマのようで、いつまでも続く可能性があります。明確な時間制限を設定し、それに従います。議論が長引いた場合は、残りの項目をフォローアップ セッションに残します。時間を尊重することは、全員の時間を尊重します。
会議 — 混乱か、それともきっかけか: 会議は、やり方を誤れば生産性を奪い、エネルギーと士気を奪います。しかし、正しく行えば、明確さと行動のきっかけになります。会議は会社を組織する上で重要ですが、構造と適切な文化がなければ、物事が遅くなり、人々に誤った達成感を与えます。覚えておいてください。重要なのは、より多くの会議ではなく、「より良い」会議です。次に会議を設定するときは、小さく考え、大きく焦点を絞り、時間を刻み続けてください。会議は、仕事の悪者にもヒーローにもなり得ます。すべては、会議をどのように使うかにかかっています。
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Bangladesh News/Financial Express 20241117
https://today.thefinancialexpress.com.bd/education-youth/make-meetings-great-again-1731773955/?date=17-11-2024
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